Sélectionner « Opérations »

Indiquer votre rôle

Nouvelle opération

1-  Nom de l’opération = Nom de votre chantier

2-  Code opération = Facultatif

3-  Cliquez sur « Suivant »

4- Cliquez sur « Nouvelle opération »

Remplir les informations générales

1 - Des informations obligatoires sont notifiées d’une * : type de marché, nom de l’opération, code postal, ville, nature des travaux du marché principal.

2 - Cliquez sur « Suivant ».

Renseigner les MOA/MOE

1 - Si vous disposez d’une SCI ou SCCV ou SNC :

Cochez la case "Je dispose d’une autre société pour cette opération" et renseignez le SIRET de cette entité. Vous signerez alors le marché sous le SIRET de cette société annexe.

2 - Vous souhaitez ajouter une ou plusieurs MOE :

Cliquez sur «+ Ajouter », sélectionnez le rôle « Maitrise d'oeuvre » et renseignez le N°SIRET de l'entreprise.

a. Le N°SIRET ressort : l'entreprise utilise déjà Subclic. Sélectionnez un interlocuteur et cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».

b. Le N°SIRET ne ressort pas : l'entreprise n'est pas encore inscrite sur Subclic. Renseignez l'e-mail de votre contact et cliquez sur « Sauvegarder ». Celui-ci recevra alors une invitation à rejoindre gratuitement Subclic pour signer son marché.

Note : Il est possible d’ajouter plusieurs maîtrises d’œuvre et maîtrises d’ouvrage.

3 - Cliquez sur « Suivant ».

Pièces administratives

1 - Sélectionnez ici la liste de pièces administratives que vous souhaitez récolter auprès de vos entreprises titulaires, pour chaque opération.

Note : L'entreprise a deux choix : soit déposer les documents sur Subclic, soit synchroniser son compte Attestation Légale.

2 - Si certaines n’ont pas un document, Subclic leur proposera à la place de déposer une attestation sur l’honneur, afin de les débloquer et qu’ils puissent fournir une explication sur le document manquant.

Pièces marchés

Vous pouvez venir ajouter ici toutes les pièces marchés que vous allez faire signer à vos entreprises titulaires, il s'agit ici des pièces marchés communes uniquement.

Ainsi, préparez le dossier marché en interne et rassemblez-le sous un seul et même dossier unique (exemple: Dossier DCE, contenant tous les dossiers et sous-dossiers du marché), glissez-déposez en une seule fois le dossier global sur Subclic.

Vous verrez le nombre de documents qu'il contient, cliquez sur « Valider ». Subclic appose alors une empreinte électronique pour identifier chaque document. Lorsque tous les documents sont chargés sur la plateforme, vous visualisez votre dossier avec la même hiérarchie que celle créée sur votre ordinateur.

Note : attention à la numérotation : pour tous dossiers de 1 à 9, il faut mettre un zéro devant pour que l’ordre soit bien respecté (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11...)

Entreprises intervenantes

Note : cet onglet se remplira dès que vous aurez envoyé des documents aux entreprises, vous y retrouverez une liste récapitulative de tous les sous-traitants intervenant sur votre chantier.

Ajouter des utilisateurs

Utilisateurs & valideurs

1 - Dans cette partie à gauche, vous pouvez ajouter toutes les personnes qui doivent suivre et/ou avoir accès aux dossiers de cette opération.

Note : Votre signataire n'a pas besoin d'avoir accès à tous les dossiers avant leurs signatures ? Pensez à ne pas l'ajouter afin qu'il ne reçoivent pas toutes les notifications concernant les dossiers. Il sera averti seulement quand ça sera à son tour de signer.

Chaîne de validation

2 - Dans cette partie à droite, vous pouvez définir un ordre de validation. Après rédaction, les

dossiers seront systématiquement envoyés pour validation au valideur sélectionné, avant

d'être envoyés aux entreprises titulaires pour signature.

Vous pouvez mettre plusieurs valideurs, le contrat suivra alors l'ordre chronologique choisi.

3 - Cliquez sur « Suivant ».

Finalisation de l’opération

1 - Cliquez sur « Finaliser l’opération »

Vous pouvez désormais créer des dossiers et envoyer des marchés en signature à une ou plusieurs entreprises.

Créer un contrat

Une fois l’opération créée, sélectionnez “Nouveau contrat”

Sélectionner l’opération

Choisir le type de document

1 - Signature de marché individuelle :

Pour faire signer les actes d’engagement et pièces dédiées (telles que OS, PV de réception,

avenants techniques ou tout type de pièce devant être signée avec une entreprise titulaire ou une MOA) à une seule entreprise : la signature électronique apparaîtra en bas du document.

Note : Pour plus de détails sur la signature de marché individuelle, rendez-vous en page 11.

2 - Signature de marché multiple :

Pour faire signer le dossier marché commun à plusieurs entreprises, il n’y aura pas de signature visible sur chaque pièce, elles seront répertoriées dans une nomenclature et c’est la nomenclature qui sera signée électroniquement.

3 -Cliquez sur « Suivant ».

Note : L’intégration prend minimum 5 jours, il faut bien anticiper la demande.

4 - Ajouter une entreprise

Dans le cas d'une signature multiple, vous devez ajouter toutes les entreprises concernées.

5- Ajoutez une MOA/MOE :

Si vous souhaitez que votre MOE/MOA ait accès et/ou signe ce dossier, vous devez l'ajouter ici.

Sélectionnez l'entreprise parmi la liste proposée (celles qui avaient été renseignées au préalable dans l'opération) et définissez quels seront ses droits.

a. "Signataire sur le contrat" : la MOE / MOA valide et signe le dossier.

b. "Ne signera pas le contrat" : la MOE / MOA peut consulter le dossier, mais il ne lui sera pas

demandé de le signer ou de le valider.

2 - Ajoutez une entreprise :

Renseignez ici l'entreprise titulaire du marché.

a. Le N°SIRET ressort : l'entreprise utilise déjà Subclic. Sélectionnez un interlocuteur et cliquez sur

« Sauvegarder ».

b. Le N°SIRET ne ressort pas : l'entreprise n'est pas encore inscrite sur Subclic. Renseignez l'e-mail de votre contact et cliquez sur « Sauvegarder ». Celui-ci recevra alors une invitation à rejoindre gratuitement Subclic pour signer son marché.

3 - Cliquez sur « Passez à la rédaction ».

Une fois dans la rédaction de la signature de marché individuelle :

1 - Éléments du contrat

Cliquez sur « Choisir un fichier » et ajoutez votre acte d'engagement en format PDF. Vous pouvez ajouter d'autres documents (OS, avenant, etc) en cliquant sur « Ajouter ».

Note : la totalité des fichiers PDF doit être inférieure à 10 Mo.

2 - Cliquez sur « Suivant ».

3- Pièces marchés :

Si vous prévoyez d'envoyer votre DCE en signature multiple, alors vous pouvez passer cet onglet.

4 - Pièces dédiées :

Vous pouvez joindre ici les pièces uniquement dédiées à l'entreprise titulaire du lot (ex : CTTP, DPGF, planning,...).

5 - Cliquez sur « Suivant ».

6 - Récapitulatif

Vous pouvez une dernière fois visualiser vos documents puis cliquez sur « Suivant ». Avant d'envoyer en signature à l'entreprise titulaire, vous devez renseigner qui sera le signataire chez vous.

Si vous avez mis en place une chaîne de validation, alors le dossier partira chez le ou les valideurs dans l'ordre établi. C'est le dernier valideur qui choisira le signataire avant envoi à l'entreprise titulaire.

Note : Votre dossier est envoyé dans l’ordre suivant : MOE si incluse dans la boucle, puis signature de l’entreprise, puis signature de la MOE, puis de la MOA.

Une fois dans la rédaction de la signature de marché multiple :

1 - Pièces marchés

Cliquez sur « + Modifier » et sélectionnez les pièces dans le dossier que vous aviez déposé au préalable dans l'opération. Les pièces seront répertoriées dans une nomenclature, chacune d'elle pourra être visualisée en ligne sur Subclic par les entreprises.

2 - Cliquez sur « Suivant ».

3- Envoyez le dossier

Si un valideur a été mis dans l’opération, le dossier lui sera envoyé pour validation. Ce valideur choisira le signataire final du dossier.

Note : Votre dossier est envoyé dans l’ordre suivant : MOE si incluse dans la boucle, puis signature de l’entreprise, puis signature de la MOE, puis de la MOA.

La phase marché a été réalisée en dehors de Subclic :

a. Créez l’opération (voir page 1 la création d’une opération).

b. Ajoutez dans l'onglet "Entreprises intervenantes" : 1 à 1 les entreprises qui vont sous-traiter : elles recevront une invitation à rejoindre gratuitement Subclic et pourront établir leur DC4/DA et la signer 100% en ligne, de même que pour leurs sous-traitants.

La phase marché a été réalisée sur Subclic :

a. Rendez-vous sur l’opération : pour cela, cliquez sur "Accéder" sur l’opération concernée, puis sur "Paramètres".

Complétez les onglets suivants :

a. "Options" : déterminez si vous autorisez la sous-traitance de second rang.

b. "Annexes à fournir" : déterminez la liste des pièces que l’entreprise devra fournir, le type contrat de sous-traitance signé, PPSPS, devis…

c. Vérifiez que les entreprises qui vont sous-traiter sont bien présentes dans l’onglet.

« Entreprises intervenantes », autrement, ajoutez-les pour les inviter à rejoindre gratuitement Subclic.

d. Il faut impérativement qu'un ordre de validation soit mis en place.

Réception d’un DC4/DA via Subclic :

Vous devez toujours définir une chaîne de validation avec au moins un valideur, pour que vos agréments reviennent en validation chez vous après rédaction par vos entreprises titulaires.

Note : Chaque valideur reçoit la DC4/DA à son tour et le valide ou a la possibilité de mettre un commentaire pour l’entreprise si besoin de faire une remarque.

Le signataire reçoit la DC4/DA et peut :

a. Agréer le sous-traitant et signer la DC4/DA : le signataire clique sur « signer la demande » et en descendant tout en bas du document, il coche les cases « J’ai lu et j’accepte » et renseigne le SMS reçu sur son téléphone.

b. Une fois le document signé, toutes les personnes de l’opération, l’entreprise et le sous-traitant reçoivent une copie du contrat signé par toutes les parties.

Dans le cas d'un refus :

Vous refusez le sous-traitant et dans ce cas, envoyez un commentaire à l’entreprise pour lui expliquer la raison (document manquant, mauvaise information…).

Note : L’entreprise aura la possibilité de repartir de la DC4/DA initiale et de la modifier.

Vos entreprises titulaires, ont rédigé leurs DC4 sur Subclic. Après signature du sous-traitant, de l’entreprise titulaire et de la MOE si vous en aviez ajouté une dans le paramétrage de l’opération, la DC4 vous est transmise pour validation.

Vous avez reçu un e-mail de notification, en cliquant sur le lien vous accédez directement au dossier

Résumé :

Dans la visionneuse, vous pouvez consulter le formulaire de la DC4.

Cliquez sur “Suivant”.

Annexes :

Dans cet onglet, vous avez accès à toutes pièces administratives du sous-traitant ainsi qu’aux documents que vous avez demandés à l’entreprise titulaire de joindre (cf Annexes à fournir page 6).

Vous pouvez les visionner en cliquant dessus ou bien les télécharger en cliquant sur le nuage rose.

Cliquez sur “Suivant”

Approbation :

Vous pouvez prendre connaissance de l’historique de la DC4.

Puis cliquez sur “Suivant”.

Trois options s’ouvrent alors à vous et vous allez pouvoir accepter ou refuser d’agréer le sous-traitant :

a. Accepter

Si vous êtes le dernier valideur (cf Chaîne de validation page 7), renseignez votre signataire.

Puis, cliquez sur “Valider”.

b. Accepter sous conditions

Vous pouvez adresser un commentaire à l’entreprise titulaire pour lui expliquer pourquoi vous agréez

le sous-traitant sous réserve. Si vous êtes le dernier valideur (cf Chaîne de validation page 7).

Renseignez ensuite votre signataire.

Puis cliquez sur “Valider”.

c. Refuser

Renseignez en commentaire les raisons de votre refus (document manquant, mauvaise information...).

Puis cliquez sur “Valider”.

L’Entreprise titulaire en sera notifiée et pourra agir en fonction.

Note : L’entreprise aura la possibilité de repartir de la DC4 initiale et de la modifier.

Vous êtes signataire et vous avez reçu un e-mail de notification vous invitant à signer une nouvelle demande de DC4, en cliquant sur le lien vous accédez directement au dossier.

Résumé :

Dans la visionneuse, vous pouvez consulter le formulaire de la DC4. Cliquez sur “Suivant”.

Annexes :

Dans cet onglet, vous avez accès à toutes pièces administratives du sous-traitant ainsi qu’aux documents qui ont été demandés à l’entreprise titulaire (contrat de sous-traitance, caution, devis, etc). Vous pouvez les visionner en cliquant dessus ou bien les télécharger en cliquant sur le nuage rose.

Cliquez sur “Suivant”.

Approbation :

Résumé :

Vous pouvez prendre connaissance de l’historique de la DC4. Puis cliquez sur “Suivant” et sur “Signer la demande”.

Descendez tout en bas du document (vous pouvez utiliser la double flèche dans l'en-tête) et cochez la case « J’ai lu et j’accepte ». Vous devez alors renseigner le code SMS reçu sur votre téléphone et cocher les 2 cases concernant les Conditions Générales et de la politique de protection des données personnelles de notre partenaire Universign.

Cliquez sur “Signer”.

Vous avez agréé le sous-traitant, tous les utilisateurs sur l’opération, la MOE (si renseignée dans l’opération), l’entreprise et le sous-traitant reçoivent alors une copie du contrat signé par toutes les parties.

Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs autorisés à accéder à votre SIRET en cliquant sur "Utilisateurs" dans l'onglet "Accès rapide".

Lecture de la liste d’utilisateurs

en jaune, tous les utilisateurs invités mais qui n’ont pas encore rejoint la plateforme. en vert, tous les utilisateurs qui ont bien accès à la plateforme.

Utilisateurs non visibles depuis une opération

Si un utilisateur n’est pas visible dans l’une de vos opérations, cela signifie qu’il n’a pas encore rejoint la plateforme. Vous pouvez lui relancer son invitation via l’accès rapide > Utilisateurs > Relancer

Ajout/modification/suppression d’utilisateurs

Dans le cas où vous souhaitez ajouter/modifier/détacher un utilisateur, vous pouvez adresser votre demande dans le formulaire dédié sur Subclic.com rubrique Contacter le support, en précisant les éléments suivants :

Montants de validation

Des montants de validation ou signature peuvent être attribués aux utilisateurs. Ils permettent de diriger la validation/signature d’un document en fonction de son montant.

Validation

En intégrant des montants de validation, cela permettra un cycle automatique de validation avant envoi des documents en signature à votre partenaire, sollicitant ainsi plusieurs personnes en se référant au montant du contrat. Si les droits du valideur ne couvrent pas le montant du contrat, alors la plateforme sollicitera un valideur ayant des droits supérieurs. Les montants peuvent être modifiés uniquement par un administrateur.

Signature

En intégrant des montants de signature maximum, seuls les signataires ayant une délégation couvrant le montant du contrat seront autorisés à signer. La plateforme respectera donc les délégations de pouvoir que vous avez en interne. Les montants peuvent être modifiés uniquement par un administrateur.

Note: Cette fonctionnalité est à paramétrer avec votre référent Subclic.

Vous faites partie d’un groupe, nous avons intégré cette notion dans Subclic, afin de donner une visibilité globale à vos administrateurs.

Vos entreprises

Cet onglet vous permet de modifier les informations de vos agences/entités : adresses, code postal, dénomination, informations qui apparaîtront dans les documents générés par Subclic.

Utilisateurs

Cet onglet est réservé aux administrateurs groupe pour la gestion des utilisateurs. Si vous souhaitez accéder aux utilisateurs de votre entité, vous pouvez les consulter en vous rendant dans Vos entreprises > choisissez votre entité > Accès Rapide > Utilisateurs.

Documents à approuver

Cet onglet permet aux administrateurs groupe de visualiser tous les contrats en attente de validation dans l’ensemble des entités de groupe.

Documents à signer

Cet onglet permet aux administrateurs groupe de visualiser tous les contrats en attente de signature dans l’ensemble des entités de groupe.

Si une autre société vous représente pour la signature de vos marchés, vous pouvez l’indiquer dans l’opération.

Pour cela, rendez-vous dans l’opération, dans l’onglet MOA/MOE et cochez la case “je dispose d’une autre société pour cette opération”

Lorsque vous enverrez des documents en signature, en tant que MOA, vous verrez bien la SCCV apparaître en dessous du nom de la MOA.

La signature de vos documents sera donc bien au nom de la SCCV.

Vous avez envoyé un document à signer et vous rendez compte que l’email renseigné dans votre invitation est erroné.

Vous avez la possibilité de vous rendre dans l’accès rapide en haut à droite, puis dans l’onglet Partenaires afin de modifier l’email choisi et de renvoyer l’invitation à votre partenaire.

Pour cela, utiliser le stylo afin de modifier le mail, sauvegardez, puis renvoyer le mail via les flèches tournantes.

Il est possible de demander l’activation d’un accusé-réception par les entreprises titulaires pour les signatures de marchés ou les déclarations de sous-traitance.

Pour activer cette fonctionnalité, contactez votre référent Subclic ou adresser une demande via le formulaire subclic. Rendez-vous sur subclic.com rubrique Contacter le support.

Fonctionnement normal

Dès lors qu’un document marché ou une déclaration de sous-traitance a été signé par toutes les parties, chacun reçoit une notification par email pour l’informer de la signature finalisée et trouve en pièce jointe du mail les documents signés.

Fonctionnement avec l’accusé-réception

Dès la signature d’un document marché ou d’une déclaration de sous-traitance, l’entreprise reçoit un email la notifiant de la signature. Pour récupérer le document signé, elle devra cliquer sur Télécharger le document, elle sera alors redirigée sur Subclic pour récupérer le document, et en parallèle, le téléchargement du document sera enregistré dans l’historique du dossier.

Pour envoyer un dossier marché commun à signer à plusieurs entreprises sur un seul et même document, vous pouvez utiliser le type de document Signature de marché multiple.

Note : Prévoyez au préalable de déposer le dossier commun dans l'opération concernée.

Pour cela :

Exemple :

Je peux créer un dossier multiple avec une entreprise titulaire pour faire signer le marché commun à mon lot démolition pour commencer.

Puis quelques semaines/mois plus tard, je peux venir ajouter de nouvelles entreprises pour leur faire signer le même dossier marché commun. En me rendant dans le dossier > Actions > Ajouter une entreprise.

Toutes les entreprises signeront le dossier marché commun via une feuille d’émargement.