Sélectionner « Opérations »

Créer une opération

Note : si vous êtes sous-traitant de rang 1, il vous faudra créer l’opération en tant que sous-traitant.

Nouvelle opération

1 - Nom de l’opération = Nom de votre chantier

2 - Code opération = Facultatif

3 - Cliquez sur « Suivant »

4 - Cliquez sur « Nouvelle opération »

Remplir les informations générales

Note : Ces informations ressortiront par la suite automatiquement dans les contrats, DC4 et agréments.

1 - Des informations obligatoires sont notifiées d’une * : type de marché, nom de l’opération, code postal, ville, nature des travaux du marché principal.

2 - Cliquez sur « Suivant ».

Renseigner les MOA/MOE

1 - Sélectionnez le rôle de l’entreprise : MOA ou MOE

2 - Renseignez son SIRET puis cliquez sur « Rechercher ».

Les informations légales sont pré-remplies et vous pouvez cliquer sur "Ajouter" s'il s'agit bien de votre entreprise partenaire.

Note : Si votre partenaire n'a pas de numéro SIRET, cochez "Maîtrise d'oeuvre/d'ouvrage sans SIRET" et renseignez vous-même les informations.

3 - Cliquez sur « Suivant ».

Pièces administratives

1 - Sélectionnez ici la liste de pièces administratives que vous souhaitez récolter auprès de vos sous-traitants pour chaque opération. Cette liste peut être complétée en fonction des documents exigés par la MOE/MOA.

Note : Dans l’opération, il vaut mieux voir la liste de pièces à cocher largement, car cette liste est générale pour tous les sous-traitants de l’opération.

2 - Vos sous-traitants rencontreront un blocage et devront déposer les pièces demandées pour pouvoir signer le contrat. 2 possibilités leur seront proposées :

a. Dépôt gratuit des pièces sur Subclic.

Note : Attention, les pièces ne seront pas vérifiées, il vous incombera la responsabilité de vous assurer de la conformité administrative de vos partenaires.

b. Synchronisation avec Attestation Légale : Subclic récupèrera leur dossier déposé sur Attestation Légale, la mention conforme ou non conforme sera indiquée. Le sous-traitant ne pourra signer son contrat que si toutes les pièces sont conformes.

Note: Possibilité de demander aux équipes Subclic d'obliger tous les sous-traitants à passer par une plateforme de conformité pour gagner du temps dans la vérification des pièces : il s'agit d'une option gratuite.

3 - Si certains n’ont pas un document : Subclic leur proposera à la place de déposer une attestation sur l’honneur, afin de les débloquer et qu’ils puissent fournir une explication sur le document manquant.

Pièces marchés

Dans la rubrique « Pièces marchés » :

1 - Vous pouvez stocker tous les documents qui concernent votre chantier et venir piocher dedans lors de la rédaction de vos contrats pour les annexer et les faire signer à vos sous-traits

Entreprises intervenantes

Note : cet onglet se remplira dès que vous aurez envoyé des contrats à des sous-traitants, vous y retrouverez une liste récapitulative de tous les sous-traitants intervenant sur votre chantier.

Ajouter des utilisateurs

1 - Dans cette partie à gauche, vous pouvez ajouter toutes les personnes qui doivent suivre et/ou avoir accès aux dossiers de cette opération.

Note : Votre signataire n'a pas besoin d'avoir accès à tous les dossiers avant leurs signatures ? Pensez à ne pas l'ajouter afin qu'il ne reçoivent pas toutes les notifications concernant les dossiers. Il sera averti seulement quand ça sera à son tour de signer.

2 - Dans cette partie à droite, vous pouvez définir un ordre de validation. Après rédaction, les dossiers seront systématiquement envoyés pour validation au valideur sélectionné, avant d'être envoyés aux entreprises titulaires pour signature.

Vous pouvez mettre plusieurs valideurs, le contrat suivra alors l'ordre chronologique choisi.

3 - Cliquez sur « Suivant ».

Finalisation de l'opération

L'opération créée, sélectionner "Créer un contrat/agrément"

Choisir l'opération puis ajouter la référence dossier

Sélectionner l'opération et les éléments

1 - Sélectionnez le type de document que vous souhaitez rédiger : Contrat de sous-traitance version simplifiée, version intégrale ou avenant.

Note : L’avenant peut être rédigé sur Subclic uniquement si le contrat initial a été fait sur Subclic, car l’avenant s’y réfère.

2 - La demande d’agrément/DC4 est systématiquement cochée (à décocher si vous avez déjà déclarer votre sous-traitant, en amont du contrat de sous-traitance ou si vous souhaitez la rédiger plus tard).

3 - Une fois votre premier contrat rédigé, vous aurez la possibilité de l'enregistrer comme trame de contrat pour vos prochaines rédactions. Possibilité de créer une trame par opération ou par type de prestations. Cela permet de réutiliser un contrat déjà établi et d’avoir des champs pré remplis. Cette création de trame se fait en fin de phase de rédaction d'un contrat.

Note : La référence du dossier est facultative.

a. Si c’est un marché public, il vous sera proposé automatiquement le formulaire de DC4.

b. Si c’est un marché privé : Par défaut est proposé le modèle SUBCLIC, dans le cas où votre client ne vous impose pas de modèle spécifique.

c. Si c'est un modèle imposé par votre client : il faut l’envoyer en format Word à Subclic (via le formulaire), afin qu'il soit intégré sur la plateforme.

Note : L’intégration prend minimum 5 jours, il faut bien anticiper la demande.

4 - Une fois toutes ces étapes réalisées, cliquez sur « Suivant ».

Ajouter une entreprise ou un sous-traitant

1 - Rôle = toujours sous-traitant.

2 - Renseignez le SIRET du sous-traitant et cliquez sur « Rechercher ».

a. Si le SIRET ressort = Subclic connaît le sous-traitant : sélectionnez l’interlocuteur et cliquez sur « Sauvegarder ».

b. Si la recherche ressort « Aucun résultat », cliquez sur « Aucun résultat » et complétez le SIRET et l’email du sous-traitant, puis cliquez sur « Sauvegarder ».

Il recevra alors une invitation à s’inscrire sur Subclic gratuitement pour signer votre contrat.

3 -Cliquez sur « Passer à la rédaction ».

Rédiger le contrat de sous-traitance

1 - Remplissez les différents éléments des articles du contrat :

a. Article Pièces contractuelles : sélectionnez ici pour chaque catégorie de pièces, celles que vous avez déposé dans l'opération, afin d'établir un ordre de préséance. Cet ordre prévaudra dans l'interprétation juridique des pièces. Chaque pièce sélectionnée sera alors annexée au contrat et pourra être consultée et signée par le sous-traitant en même temps que le contrat de sous-traitance.

2 - Dans le récapitulatif, visualisez et vérifiez votre contrat, puis cliquez sur « Suivant » :

Subclic vous propose ici d’enregistrer un modèle de contrat, à réutiliser pour les prochains contrats, vous pouvez lui donner un nom pour le retrouver plus facilement.

3 - Cliquez sur « Suivant » :

Vous êtes alors redirigé sur l’agrément ou la DC4.

Note : Le choix du modèle d’agrément/DC4 se fait uniquement à la création des documents, une fois édité et que vous avez passé l’étape « Passer à la rédaction », il n’est plus possible de modifier le modèle sélectionné.

1 - La demande d’agrément/DC4 est pré-remplie et reliée au contrat, il vous faudra renseigner :

a. Les éléments demandés au fur-et-à-mesure.

b. Indiquez en dernier une instruction au sous-traitant : il ne signera pas l’agrément/DC4 sur Subclic, il faut donc lui indiquer s’il doit vous retourner le contrat par email ou par courrier.

2 - Cliquez sur « Suivant »

3 - Dans le récapitulatif :

Vous pouvez visualiser l'agrément/DC4 avant envoi, puis sélectionnez le signataire final du contrat et cliquez sur « Envoyer ».

Note : si vous avez mis des valideurs dans l’opération, le contrat partira chez le valideur et c’est lui qui choisira le signataire final.

Si vous avez un DC4 dématérialisé en même temps que le contrat, votre sous-traitant recevra les 2 documents en même temps et pourra les signer en une seule et même démarche.

1 - Une fois que le sous-traitant a signé le contrat, la personne désignée comme signataire reçoit un mail l'invitant à signer.

2 - Cliquez sur « Signer le document ».

3 - Descendez tout en bas du document et cochez « J’ai lu et j’accepte le document ci-dessus ». 4 - Le signataire reçoit alors un code par SMS, à reporter dans Subclic, puis cliquez sur « Signer ».

Note : Une fois le document signé, tous les utilisateurs de l’opération et le sous-traitant reçoivent par e mail une copie du contrat signé par toutes les parties.

Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs autorisés à accéder à votre SIRET en cliquant sur "Utilisateurs" dans l'onglet "Accès rapide".

Lecture de la liste d’utilisateurs

En jaune, tous les utilisateurs invités mais qui n’ont pas encore rejoint la plateforme. en vert, tous les utilisateurs qui ont bien accès à la plateforme.

Utilisateurs non visibles depuis une opération

Si un utilisateur n’est pas visible dans l’une de vos opérations, cela signifie qu’il n’a pas encore rejoint la plateforme. Vous pouvez lui relancer son invitation via l’accès rapide > Utilisateurs > Relancer

Ajout/modification/suppression d’utilisateurs

Dans le cas où vous souhaitez ajouter/modifier/détacher un utilisateur, vous pouvez adresser votre demande dans le formulaire dédié sur Subclic.com rubrique Contacter le support, en précisant les éléments suivants :

Montants de validation

Des montants de validation ou signature peuvent être attribués aux utilisateurs. Ils permettent de diriger la validation/signature d’un document en fonction de son montant.

Validation

En intégrant des montants de validation, cela permettra un cycle automatique de validation avant envoi des documents en signature à votre partenaire, sollicitant ainsi plusieurs personnes en se référant au montant du contrat. Si les droits du valideur ne couvrent pas le montant du contrat, alors la plateforme sollicitera un valideur ayant des droits supérieurs. Les montants peuvent être modifiés uniquement par un administrateur.

Signature

En intégrant des montants de signature maximum, seuls les signataires ayant une délégation couvrant le montant du contrat seront autorisés à signer. La plateforme respectera donc les délégations de pouvoir que vous avez en interne. Les montants peuvent être modifiés uniquement par un administrateur.

Note: Cette fonctionnalité est à paramétrer avec votre référent Subclic.

Vous faites partie d’un groupe, nous avons intégré cette notion dans Subclic, afin de donner une visibilité globale à vos administrateurs.

Vos entreprises

Cet onglet vous permet de modifier les informations de vos agences/entités : adresses, code postal, dénomination, informations qui apparaîtront dans les documents générés par Subclic.

Utilisateurs

Cet onglet est réservé aux administrateurs groupe pour la gestion des utilisateurs. Si vous souhaitez accéder aux utilisateurs de votre entité, vous pouvez les consulter en vous rendant dans Vos entreprises > choisissez votre entité > Accès Rapide > Utilisateurs.

Documents à approuver

Cet onglet permet aux administrateurs groupe de visualiser tous les contrats en attente de validation dans l’ensemble des entités de groupe.

Documents à signer

Cet onglet permet aux administrateurs groupe de visualiser tous les contrats en attente de signature dans l’ensemble des entités de groupe.

Lors de la création d’un contrat, vous avez la possibilité à la fin de la rédaction du contrat, de l’enregistrer en tant que modèle. Cela permettra de repartir du modèle de contrat enregistré, lors de la rédaction des prochains.

Les modèles sont disponibles pour un Siret, ainsi, ils sont communs à tous les collaborateurs d’une entité.

À la création d’un nouveau contrat, vous retrouverez tous les modèles disponibles et pourrez les utiliser, à l’image d’un document Word ou Excel que vous ré-utilisez.

Modification d’un modèle

Vous pouvez corriger un modèle disponible en vous rendant dans les dossiers en cours, puis sur la gauche, un panneau vous permet de retrouver tous les modèles pour vérification ou modification.

Enregistrement des modèles

Attention : les modèles sont disponibles uniquement pour le même type de marché (public ou privé) et le même modèle initial (contrat de sous-traitance simplifié ou intégral, contrat de prestation ou études, avenant)

Lors de l’envoi d’un document à votre sous-traitant, il rencontrera plusieurs étapes :

1 - Inscription gratuite sur la plateforme

2 - Mise à jour des documents administratifs: gratuitement sur Subclic ou bien via Attestation Légale si le partenaire y a souscrit précédemment

3 - Relecture des documents et pièces transmis

Si votre partenaire a des remarques concernant les documents qui lui sont transmis pour signature, il aura la possibilité de vous faire une demande de modification.

Le commentaire sera enregistré dans l’historique du contrat, accessible à tout le monde, et c’est le rédacteur qui recevra la notification pour traiter le commentaire et faire les éventuelles modifications demandées.

Vous avez envoyé un document à signer et vous rendez compte que l’email renseigné dans votre invitation est erroné.

Vous avez la possibilité de vous rendre dans l’accès rapide en haut à droite, puis dans l’onglet Partenaires afin de modifier l’email choisi et de renvoyer l’invitation à votre partenaire.

Pour cela, utiliser le stylo afin de modifier le mail, sauvegardez, puis renvoyer le mail via les flèches tournantes.

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